Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) n. 679/2016 (“GDPR”)

L’isola che c’è tutela la riservatezza dei dati personali e garantisce a essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione. Come previsto dal Regolamento dell’Unione Europea n. 679/2016 (“GDPR”), e in particolare all’art. 13, qui di seguito si forniscono all’utente (“Interessato”) le informazioni richieste dalla legge relative al trattamento dei propri dati personali.  

Chi siamo e quali dati trattiamo (art. 13, 1° comma lett. a, art. 15, lett. b GDPR)
L’associazione “L’isola che c’è”, in persona del suo legale rappresentante p.t., con sede in Como, Via Regina Teodolinda 61, opera come Titolare del trattamento ed è contattabile all’indirizzo info@lisolachece.org
L’associazione “L’isola che c’è” garantisce che il trattamento dei dati personali si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’Interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.
L’associazione tratta dati personali comuni di associazioni, clienti, fornitori e di soggetti che hanno volontariamente comunicato direttamente o telefonicamente o via posta o via fax o via e-mail i loro dati, quali:

Categoria di dati – Esemplificazione delle tipologie di dati
Dati anagrafici   –  nome, cognome, indirizzo fisico, nazionalità, provincia e comune di residenza, telefono fisso e/o mobile, fax, codice fiscale, indirizzo/i e-mail
Dati bancari  –   IBAN e dati bancari/postali (a eccezione del numero della Carta di credito)
Dati di traffico telematico  –   Log, indirizzo IP di provenienza.

L’associazione non richiede all’Interessato di fornire dati c.d. “particolari”, ovvero, secondo quanto previsto dal GDPR (art. 9), i dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Finalità e modalità del trattamento dei dati personali
Tutti i dati comunicati dai soggetti interessati, sono trattati esclusivamente per adempimenti connessi all’attività e alle finalità proprie dell’associazione, in particolare:

  • per l’inserimento delle anagrafiche nei database informatici dell’associazione;
  • per l’elaborazione di mailing list e newsletter;
  • per la registrazione di schede di intervento tecnico per assistenza e/o formazione;
  • per l’emissione di documenti di trasporto, fatture e note accredito;
  • per l’emissione di preventivi e offerte a clienti attivi e/o potenziali;
  • per l’emissione di richieste preventivi e offerte a fornitori attivi e/o potenziali;
  • per la tenuta della contabilità;
  • per la gestione di incassi e pagamenti;
  • per l’invio di informative inerenti la propria attività o quella di associazioni collegate, a clienti attivi e/o potenziali;
  • per lo scambio di comunicazioni inerenti l’attività dell’associazione – via telefono, posta, spedizioniere, fax, e-mail e tramite aree private del sito Internet della associazione “L’isola che c’è”;
  • per soddisfare gli obblighi previsti dalle norme di legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria, da norme civilistiche e fiscali.

Il trattamento dei dati personali avviene esclusivamente all’interno della sede dell’associazione “L’isola che c’è”, utilizzando sia supporti cartacei che informatici, per via sia telefonica che telematica, anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con l’osservanza di ogni misura cautelativa, che ne garantisca la sicurezza e la riservatezza.

Natura della raccolta e conseguenze di un eventuale mancato conferimento
Il conferimento dei propri dati personali, da parte dei soggetti che intendono aprire un rapporto con la nostra associazione, anche se puramente informativo sulle nostre attività e finalità, è da ritenersi facoltativo, ma il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare la mancata prosecuzione del rapporto, del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di legge, anche fiscali.
I dati sono conservati presso la sede operativa della nostra società, per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscali.

Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario, potranno essere comunicati anche:

  • a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
  • ai nostri collaboratori, dipendenti, fornitori e partner nell’ambito delle relative mansioni e/o di eventuali obblighi contrattuali con loro, inerenti i rapporti intrattenuti con gli stessi;
  • alle aziende produttrici e/o concedenti le licenze d’uso degli eventuali servizi/prodotti forniti, esclusivamente quando la comunicazione risulti necessaria all’utilizzo da parte dell’Interessato dei servizi/prodotti acquisiti;
  • agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’invio di documentazione e/o materiale;
  • ai fornitori di servizi di Unified Messaging via Internet, quando l’invio di lettere e comunicazioni agli interessati, inerenti le finalità del trattamento, avvengano tramite questo canale;
  • a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, studi di consulenza del lavoro per la compilazione delle buste paga, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed Uffici del Lavoro, ecc.), quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra illustrate;
  • a istituti bancari per la gestione di eventuali incassi e pagamenti.

Per quanto tempo sono conservati i dati dell’Interessato? (art. 13, 2° comma, lett. a GDPR)
A meno che questi non esprima esplicitamente la propria volontà di rimuoverli, i dati personali dell’Interessato saranno conservati fino a che saranno necessari rispetto alle legittime finalità per le quali sono stati raccolti.
A prescindere dalla determinazione dell’Interessato alla loro rimozione, i dati personali saranno in ogni caso conservati secondo i termini previsti dalla vigente normativa e/o dai regolamenti nazionali, al fine esclusivo di garantire gli adempimenti specifici. Altresì, i dati personali saranno in ogni caso conservati per l’adempimento degli obblighi (es. fiscali e contabili) che permangono anche dopo la cessazione del contratto (art. 2220 c.c.); per tali fini il Titolare conserverà solo i dati necessari al relativo perseguimento.

Quali sono i diritti dell’Interessato? (art. 15 – 20 GDPR)
L’Interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento quanto segue:

a) la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
1. le finalità del trattamento;
2. le categorie di dati personali in questione;
3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
5. l’esistenza del diritto dell’Interessato di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
6. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
7. qualora i dati non siano raccolti presso l’Interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
8. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’Interessato;
9. le garanzie adeguate che fornisce il Paese terzo (extra UE) o un’organizzazione internazionale a protezione dei dati eventualmente trasferiti.

b) il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, sempreché tale diritto non leda i diritti e le libertà altrui; In caso di ulteriori copie richieste dall’Interessato, il Titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi.

c) il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo.

d) il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, se sussistono i motivi previsti dal GDPR all’art. 17, tra i quali, ad esempio, nel caso in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assuma come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo.

e) il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento, nelle casistiche previste dall’art. 18 del GDPR, ad esempio laddove ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. L’Interessato deve essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata.

f) il diritto di ottenere comunicazione dal Titolare dei destinatari cui sono stati trasmesse le richieste di eventuale rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.

g) il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e il diritto di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare del trattamento cui li ha forniti, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, e il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un Titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità, anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo. Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la propria richiesta, rivolgersi al Titolare all’indirizzo info@lisolachece.org.
La richiesta potrà essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata.
Al fine di garantire che i diritti sopra citati vengano esercitati dall’Interessato e non da terzi non autorizzati, il Titolare potrà richiedere allo stesso di fornire eventuali ulteriori informazioni necessarie allo scopo.

Come e quando l’Interessato può opporsi al trattamento dei propri dati personali? (art. 21 GDPR)
Per motivi relativi alla situazione particolare dell’Interessato, lo stesso può opporsi in ogni momento al trattamento dei propri dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se avviene per attività di promozione commerciale, inviando la richiesta al Titolare all’indirizzo info@lisolachece.org.
L’Interessato ha diritto alla cancellazione dei propri dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente del Titolare rispetto a quello che ha dato origine alla richiesta, e comunque nel caso in cui l’Interessato si sia opposto al trattamento per attività di promozione commerciale.

A chi può proporre reclamo l’Interessato? (art. 15 GDPR)
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, l’Interessato può presentare un reclamo all’autorità di controllo competente sul territorio Italiano (Autorità Garante per la protezione dei dati personali) ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del GDPR.
Ogni aggiornamento della presente Informativa sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altresì sarà comunicato se il Titolare effettui un trattamento dei dati dell’Interessato per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente Informativa prima di procedervi e a seguito della manifestazione del relativo consenso dell’Interessato qualora necessario.